Total Cost of Ownership (TCO) kompakt

Nutzen
Der TCO gibt einen Gesammtüberblick der Kosten einer IT-Infrastruktur über die gesammte Lebensdauer, das heisst von der Beschaffung, über den Betrieb bis zur Entsorgung. Es werden auch Kosten aufgelistet, die nicht direkt einer Kostenstelle zugeordnet werden können.

Der TCO gilt heute als Standard zur Ermittlung und Ausweis von Kostengrössen. Mit dem TCO Konzept lassen sich unterschiedliche Investitionsalternativen gegeneinander abwägen. Auch kann er helfen, budgetierte und nicht-budgetierte Kosten zu unterteilen um damit investitionsbedingte Kosten von betriebsbedingten Kosten zu trennen.

Grundstruktur
Zahlenmaterial für Berechnungen
Das Zahlenmaterial kommt von unterschiedlichen Quellen:

• Rechnungen
• Betriebsabrechnung
• Statistiken
• Studien
• Vergleichswerte
• Schätzungen

Kostenblöcke
Die Zahlen werden in Kostenblöcke zusammengefasst:

• Verwaltung
• Hardware
• Software
• Support
• Schulung

Kostenobjekt
Ein Kostenobjekt ist z.B. ein Computerarbeitsplatz oder ein Mailsystem.

Berechnung des TCO
Die Kosten werden in direkt budgetierte und indirekte, nicht budgetierte Kosten aufgeteilt.

Direkt budgetierte Kosten
Die direkten Kosten sind in der Regel Aufwendungen, die der jeweiligen IT Abteilung durch die Bereitstellung von ihrer Leistung gegenüber der Unternehmung entsteht. Direkt budgetierte Kosten lassen sich einfach bestimmen, z.B. durch Belege (Rechnungen, Quittungen).

Dazu zählen z.B. Abschreibungen für Hardware und Software, Leasinggebühren, Löhne.

Indirekte, nicht-budgetierte Kosten
Zu den indirekten Kosten gehört versteckter Werteverzehr, der durch nicht produktive Nutzung einer IT Infrastruktur entsteht. Z.B. Downtime (Benutzer können nicht arbeiten), hohe Einarbeitungszeit (es geht lange, bis neue Mitarbeiter das System verstehen).

Indirekte Kosten sind meist schwer zu ermitteln und werden viel vernachlässigt. Es ist möglich, dass durch indirekte Kosten sich die Betriebskosten über Jahre hinweg gesehen verdoppeln können.

Berechnungsbeispiel TCO

Kategorie	Position	Betrag	Berechnungsgrundlage
Direkte Kosten
Software	Lizenzgebühren	100	Rechnungen
Hardware	Mietgebühren	1000	Rechnungen
Technischer Support	Betrieb und Unterhalt	100	Statistischer Wert
Verwaltung	Administration	100	Annahme
Total direkte Kosten		1300
Indirekte Kosten
Downtime	2 Tage downtime pro Jahr	400	Hochrechnung Mitarbeiterausfall
Mitarbeiterabklärungen	40 Stunden pro Jahr	800	Annahme
Total indirekte Kosten		1200
Total TCO		2500